在湖南學會推廣使用中國科協會員管理係統會議上的講話
張博庭

一、 使用會員管理係統是提升學會為會員服務能力的必然趨勢

　　信息化是時代發展的大趨勢，學會如果要為廣大會員服好務，真正成為科技工作者之家，對會員的管理也要隨著時代變化。因此，信息化這條路我們早晚都要走，而且早比晚走更有利。

　　客觀地說，我們學會信息化管理的路，走得稍微晚了些。去年科協的“學會提升能力建設”評比中這項工作拉了我們學會的後腿。現實當中，我們一些單位的會員管理工作，也確實已經受到信息化不足的損害。

　　多年以前，我們學會對會員的管理下了很大的功夫，有專人把會員的信息都作成卡片管理。曾經花幾年的時間，做成了5萬多張會員信息卡片，不過真正發揮的作用，似乎並不大。幾萬張卡片製作的速度，遠不如變化的速度快，需要的時候，很多數據都是已經是過時的、錯誤的了。而且，由於是手工操作，查閱起來也非常不方便，就像在圖書館查資料一樣。現在，這些卡片可能還都保存在白廣路的地下室裏。

　　由於沒有信息化的管理，我們有個別的地方學會由於換屆時的關係處理得不夠好，導致關於會員管理的數據沒能移交給下一屆的管理方，接手的管理者不得不讓廣大會員重新填表、統計。給會員增加了很大的麻煩。在這種情況下為會員服務的作用也不可能發揮得很好。

二、 中國科協已經為會員管理的信息化提供了一切必要的條件

　　會員管理的信息化，是社會發展的必然趨勢。我們學會的上級主管單位中國科協，早就預見到了這一點，而且在很多年以前，他們已經開發了一套《中國科協所屬學會會員管理係統》係統，要求各學會推廣、使用。該係統的開發和建立為各個學會提供了巨大的幫助，比各單位自己單獨搞的管理數據庫通用性高、穩定性，數據安全也更有保障，並且還有利於科協的統一管理和全國各學會之間的相互交流。

　　例如，如果已經是我們水電學會的會員，要想加入水利學會、電機學會，已經無需再填寫任何個人信息了，隻要利用自己的會員數據再履行另一個學會申請的手續就可以了。因為，你已經中國科協會員數據庫中的一名成員了。反過來，如果已經是其他學會會員的同誌，再要加入我會也是一樣，因為，所有的會員信息都可以共享。

中國科協的這套會員管理係統，最大的特點是數據管理的互動性。每個人都可以隨時登陸係統，修改自己的信息，這樣非常有利於數據的準確和及時更新。科協的這套係統已經開發出很多年了，我會2008年在海南我們就曾經召開過一次網絡工作會議，推廣大家使用這套係統。但是，也許由於我們全國學會自己不夠重視，所以效果非常不理想。不僅，地方學會都沒有用起來，就連我們總會自己也在用了一段之後，又放棄了該係統的使用。這才使得我會在去年的“學會能力提升建設”的評比中落選。

今年，我會已經把會員管理的信息化作為學會能力提升工作的重點之一，目前我們還正在申請中國科協的“學會改革發展基礎工程”中的會員工作體係建設專項。今年年初我們在廈門召開的秘書長工作會議，也提出今年要把“學術活動規範化，材料申報網絡化，會員管理信息化”作為學會改革發展的重要目標。本月20號我們總會還要在北京舉辦《會員管理係統推廣使用的培訓班》，幫助各省級學會的信息管理員建立、健全並學會該係統的使用。

　　湖南學會是我們全國學會信息化工作的試點，所以，我們的工作先行了一步，湖南的會員管理係統的建立工作已經初步完成，所以，我們今天正在探索如何讓會員管理係統中的數據與廣大會員實現互動的問題。

三、 省級學會是我們全國學會會員管理的基礎

　　我會的會員管理，采用屬地管理。全國學會總會沒有個人會員，所有的會員管理都在各省級學會。我們總會對個人會員的管理，必須通過省級學會實現。因此，要實現數據的交互性，必須依靠在座的各位。隻有通過你們的努力，才能讓廣大會員都參與進來。

　　我們工程類學會的一些性質，決定了我們的會員管理大都具有以單位為主的特殊性。對於個人會員為了避免總會與地方學會形成競爭關係，所以，我們總會不直接吸收個人會員，對會員完全實行屬地管理。在哪個省份工作，就參加該省的學會，同時隻要你參加了該省學會之後，就是188BETApp 的正式會員。這種管理的方式，就決定了我們總會的會員管理，必須要通過各省級學會才能實現。而各省級學會的會員管理，又需要以各單位聯絡員作為骨幹。我們今天的這個會議，就是要與湖南各單位的學會工作聯絡員一起探索，如何實現會員管信息化管理的互動性？也就是，如何讓會員自己也應用起來這個係統。

四、 作為試點，探討幾種會員參與數據互動的具體方式。

　　我覺得是不是可以，考慮用動員會員直接參與聯絡員承擔相結合的方式？完成這一任務。

　　現在大多數會員都具備一定的計算機水平，也經常需要上網。對於這些會員通知他們自己上網去管理自己的數據信息，就可以實現《會員管理係統》數據的互動。根據我的經驗，這對會員自己是非常有好處的，這個係統可以作為自己的一個可靠信息檔案庫，非常方便、保險。我自己以前總要準備和存儲一些自己簡曆等之類的文件，遇到需要時，調出來就可以使用了。除了簡曆之外，我還要建立一個專門的文件，不斷把自己已經發表過的文章，以及所取得的成果或者受到獎勵等記錄下來。建立這些文件，非常有好處，需要的時候隨時可以拿出來。但是，也有幾次由於計算機出了點毛病害得我找不到了。而現在有了科協的這個係統之後，我的這些資料都記錄在了科協的數據庫裏，不論走到哪裏，隻要需要，隨時可以從網上獲取道到。

　　但是，對於工作特別忙，很少自己上網寫東西的領導，和一些已經退休的老同誌，讓他們要上網管理自己的會員數據就有一定的困難。特別是像上傳照片等一類的工作，要求他們完成做可能有一定的困難。我覺得對這類人是不是可以考慮暫時由各單位的學會聯絡員統一管理。幫助他們把紙製的照片和信息，錄入到會員係統中去。隻要這樣我們才能實現在短時間內，把我們的會員管理係統互動起來。

　　這個係統的互動性，除了要求我們個人信息變更之後需要及時修改之外，還要求我們每個會員每年至少要登陸該係統一次。因為，作為學會的會員應該有每年交納會費的義務。該係統可以實現網上交會費。不過，我們學會的會費收取，很多地方學會采取單位集中繳納團體會費的形式，所以，與會費的收取關係不大。由於該係統的開發者認為，學會會員每年至少要登陸一次，所以，該係統的工作經曆年限記錄，不是記錄那年參加工作，而是直接記錄參加工作的年限。也就是說，這項內容也需要每年去修改一次。

　　除此之外，該係統和提供了參加學術會議，發表文章，查閱資料等多種功能。下一步我們就要逐步的熟悉並開始使用這些功能，這樣才能真正把我們學會為廣大會員服務的時候段，提高到信息化的水平。

　　比如，我們會員管理的數據庫中都必須要有電子郵箱，我們今後的“學會簡報”就可以不再通過郵寄的發式，而采用該係統所具有的電子郵件群發功能。過去，我們給會員發簡報占用了我們極大的工作精力和費用。從印刷、寫信封再到郵寄，不僅時間長、工作量大費用也非常高。一旦啟用會員管理係統之後，無疑將會對我們的學會的工作，帶來質的飛躍。

　　除此之外，會員數據庫中都有通訊地址和郵編，即使我們有些材料還需要郵寄，也不再需要單獨寫信封了，而可以通過係統把郵寄給會員的信封統一打印出來。如果，我們的會員的數據庫中包含了手機號碼，我們的很多通知，還可以通過短信的群發來實現。

　　當然，也有人擔心會員的信息提交給了數據庫，會不會有個人信息的泄漏問題。對於這一點，確實是一個信息化社會不可避免的矛盾。不過，為了盡量保護好會員的個人隱私，我們對會員係統的管理將十分常嚴格的，每個省隻有一個需要操作的管理員能查閱到全省的會員信息。而我們各單位的學會聯絡員，隻能辛苦一些使用會員的身份分別登陸，幫助那些自己不能上網的會員管理好他們的信息。這一點也請各單位的聯絡員諒解。

　　今天請大家來，也是想聽聽第一線的各單位的學會聯絡員對這項工作還有什麼想法，有什麼建議。下一步為了檢驗會員管理係統的使用和健全，我們準備要求所有的會員把經過自己完善信息的會員申請表，打印出一份，（包括已經上傳的自己的照片）然後我們根據所提交的機打的申請表，更新和製作新的會員證。這種新會員證，隻有身份證大小，可以從網上直接打印出來，塑封一下就可以了。今後凡是拿到新的會員證的會員，就說明他已經完善了自己的新資料信息。

　　今後新會員的申請，也需要從網上申請，申請者的資料填好後打印出一份申請表再由各單位的聯絡員交上來。學會審批的時候，新會員的所有信息都已經都在係統中存在了。

　　目前，我們全國學會的專委會委員中，還有一些未履行入會手續的。但是我們現在還不能要求他們馬上去申辦入會手續，因為，我們各省的會員管管理係統都還沒有完善起來。因此，盡快地建立和健全各省的會員管理係統已經是我們學會工作的當務之急。這項工作，能不能完成好，就是我們學會的能力，能否真正得到提高一個重要標誌。

　　最後我要強調的是，這項工作不光是在提高全國學會的能力建設，而更重要的也是在提高各個地方學會的能力建設。在會員管理這個問題上，全國學會的能力建設必須建立在各個地方學會的基礎之上。為此，我們全國學會需要協助、幫助並督促各個地方學會，把這性工作做好。今天，我們在湖南試點，下半年就要推廣到全國各個地方學會。爭取今年內健全我們整個學會的會員管理係統。

　　之所以要我代表全國學會來參加這個會議，一方麵表明全國國學會對這項工作的重視，另一方麵也是把咱們各方麵工作都比較先進湖南學會，作為試點，聽聽大家的意見，總結出一些經驗來，指導其他省級學會的信息化管理工作。